Bạn cảm thấy mình đang tốn quá nhiều thời gian và nhân lực vào các phương pháp quản lý đơn hàng thủ công với hàng tá nhầm lẫn và không minh bạch? Cùng khám phá ngay giải pháp quản lý đơn hàng thời 4.0: Dùng file quản lý đơn hàng và gia tăng hiệu suất làm việc nhanh chóng nhé!
File quản lý đơn hàng là gì?
Khái niệm
Quản lý bán hàng là một quá trình nghiệp vụ riêng biệt được kết hợp giữa các kỹ thuật bán hàng và hoạt động quản lý bán hàng trong công ty. Đây là một quá trình quan trọng như doanh thu thuần bằng việc bán sản phẩm và dịch vụ, kết quả là thúc đẩy hầu hết các hoạt động kinh doanh thương mại.
Quản lý đơn hàng bằng file Excel
Ngày nay, dưới sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp, hoạt động quản lý đơn hàng dần thay thế các loại sổ sách, chứng từ phức tạp và độ minh bạch thấp sang các phương pháp điện tử khác tối ưu hơn và tiết kiệm nhân lực hơn, cũng như tránh được các nhầm lẫn không đáng có, có thể nói đến như các app quản lý đơn hàng, phần mềm quản lý đơn hàng,... Một trong số những giải pháp được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng là file quản lý đơn hàng bằng Excel. Theo đó, các doanh nghiệp thực hiện hoạt động quản lý đơn hàng, quản lý thông tin hàng hoá, dữ liệu khách hàng, thông tin vận chuyển, bảng theo dõi đơn đặt hàng... trên một file Excel được tích hợp sẵn các công cụ thống kê, tính toán, … hỗ trợ không nhỏ cho quá trình quản lý và báo cáo.
Ưu nhược điểm của quản lý đơn hàng bằng Excel
Là phương pháp được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng, file quản lý hàng hóa bằng excel có nhiều ưu điểm vượt trội so với các phương pháp thủ công khác.
Ưu điểm:
Thống kê thông tin chi tiết: Không còn tốn nhiều thời gian để tra cứu, tìm kiếm thông tin, file quản lý đơn hàng Excel đưa ra giải pháp tối ưu cho việc hệ thống thông tin trong quá trình quản lý. Các bảng tính được sắp xếp khoa học, hàng cột rõ ràng, hoặc bạn có thể dễ dàng tự tạo một bảng tính phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.
Tiết kiệm thời gian dựa trên các hàm tính có sẵn: nếu bạn thường đau đầu vì các nhầm lẫn không đáng có hoặc tốn quá nhiều thời gian cho việc kiểm soát, quản lý hàng hoá và doanh thu thì file Excel chính là một giải pháp hữu hiệu. Bằng các hàm tính có sẵn, chỉ cần vài thao tác, bạn có thể dễ dàng tính được số liệu doanh thu, doanh số và kiểm soát hàng hoá.
Hoàn toàn miễn phí: Điều này còn thực sự hữu ích với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi kinh phí không nhiều và bạn hoàn toàn không phải chi trả quá nhiều phí cho hoạt động quản lý đơn hàng và doanh thu nhưng vẫn đem lại hiệu quả rõ rệt
Tuy nhiên, khi sử dụng file quản lý hàng hoá bằng Excel, bạn cũng cần lưu ý đến các tồn tại vẫn có của công cụ này so với các app quản lý đơn hàng hiện nay.
Nhược điểm:
File quản lý đơn hàng bằng Excel thường chỉ sử dụng cho những sản phẩm có trường thông tin đơn giản. Với các sản phẩm có quá nhiều thông tin, file Excel trở nên phức tạp hơn rất nhiều.
Dễ nhầm lẫn khi thực hiện tính toán bằng các hàm của Excel. Do đó bạn cần sử dụng thành thạo cấu trúc của các hàm này.
Tính bảo mật của Excel không cao, bạn có thể sẽ bị mất dữ liệu trong quá trình làm việc do virus hoặc các tác nhân tiêu cực khác.
Tổng hợp các file Excel quản lý đơn hàng
Để xây dựng hệ sinh thái sử dụng Excel cho quản lý đơn hàng, bạn có thể tham khảo các form quản lý bán hàng, mẫu đơn đặt hàng file Excel, mẫu file excel quản lý đơn hàng và các bảng theo dõi đơn đặt hàng sau đây để sử dụng cho doanh nghiệp của mình.
File Excel quản lý sản phẩm
Quản lý sản phẩm là hoạt động không thể thiếu trong quá trình kinh doanh. Hoạt động này cho người quản lý nắm được thông tin về tổng hợp các sản phẩm, số lượng sản phẩm, giá thành sản phẩm. Mẫu file Excel quản lý đơn hàng với hoạt động quản lý sản phẩm dưới đây cũng rất hữu dụng khi sử dụng như file quản lý bán hàng online:
Tên hàng hoá
Loại hàng hoá
Mã hàng hoá
Đơn vị tính
Số lượng hàng hoá.
Bạn có thể tải mẫu file Excel quản lý sản phẩm tại đây.
File Excel quản lý nhập tồn
Có phần khá giống với mẫu đơn đặt hàng Excel, file quản lý nhập tồn cũng rất quan trọng trong việc theo dõi và quản lý đơn giản, thuận lợi hơn cho quá trình kinh doanh. Bạn có thể chỉnh sửa đôi chút từ mẫu đơn đặt hàng Excel của mình, hoặc sử dụng file quản lý bán hàng online, hoặc sử dụng các mục như sau:
Thời gian phát sinh giao dịch
Chứng từ giao dịch
Mã và tên hàng hoá
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Ghi chú.
Bạn có thể tải mẫu file Excel quản lý nhập tồn tại đây.
File Excel quản lý khách hàng
Đóng vai trò quan trọng trong quá trình chăm sóc khách hàng, và có cấu trúc cũng khá giống với form quản lý bán hàng, file Excel quản lý khách hàng là một trong các file quản lý đơn hàng tập trung vào đối tượng khách hàng và dữ liệu của họ. Giống như form quản lý bán hàng, file Excel quản lý khách hàng nhằm tạo ra các chiến lược ưu đãi phù hợp dựa trên dữ liệu của khách hàng, hỗ trợ quá trình phục vụ và gia tăng doanh thu. Đây cũng là một phần trong các file quản lý bán hàng online.
File Excel quản lý khách hàng gồm các mục chính như sau:
Tên khách hàng
Mã khách hàng
Số điện thoại
Địa chỉ
Email, thư điện tử.
Bạn có thể tải mẫu file Excel quản lý khách hàng tại đây.
File Excel quản lý doanh thu
Quan trọng không kém bảng theo dõi đơn đặt hàng, File Excel quản lý doanh thu giống như các mẫu đơn đặt hàng file Excel giúp bạn kiểm soát doanh thu - doanh số các sản phẩm từ hoạt động của cửa hàng và các chi phí phát sinh, bao gồm các mục tương tự như mẫu file excel quản lý đơn hàng như sau:
Mã hàng hoá
Tên sản phẩm
Bảng giá
Tên khách hàng
Số lượng
Ghi chú
Bạn có thể tải mẫu file Excel quản lý doanh thu tại đây.
Phần mềm quản lý bán hàng bePOS
File quản lý đơn hàng Excel có rất nhiều lợi ích và tiết kiệm thời gian, tuy nhiên vẫn tồn tại các rủi ro và tính chuyên nghiệp chưa cao. Nếu bạn đang muốn chuyên nghiệp hoá quá trình quản lý bán hàng để đưa ra các chiến lược phù hợp đồng thời đẩy mạnh một cách tối ưu hiệu suất bán hàng, thay thế file quản lý đơn hàng bằng Excel thì sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng là một lựa chọn hợp lý.
Được xem là “siêu phần mềm quản lý đơn hàng từ Austraylia”, bePOS là phần mềm sở hữu nhiều tính năng mạnh mẽ, thay thế các mẫu file Excel quản lý đơn hàng, không cần dùng mẫu đơn đặt hàng file Excel và khắc phục hầu hết các tồn tại của file Excel và còn đi kèm rất nhiều công cụ chuyên nghiệp khác. bePOS hoạt động như một app quản lý đơn hàng trên nhiều nền tảng khác nhau, giúp quá trình quản lý trở nên đơn giản hơn.
Phần mềm bePOS là một hệ sinh thái toàn diện,có thể thay thế file quản lý hàng hoá bằng Excel cung cấp giải pháp tối ưu cho quá trình quản lý đơn hàng và nâng cao một cách tối đa hiệu suất cho quá trình kinh doanh của bạn.
Một số câu hỏi thường gặp
Sử dụng bePOS và file Excel thì loại hình nào đảm bảo an toàn thông tin hơn?
bePOS sử dụng công nghệ điện toán đám mây, do đó phần mềm có thể phục hồi dữ liệu trong mọi trường hợp, luôn đảm bảo đồng bộ hoá dữ liệu. Nhờ đó bePOS có khả năng bảo mật, bảo vệ cũng như phục hồi dữ liệu tốt hơn file Excel.
Doanh nghiệp nào thì nên sử dụng bePOS?
bePOS được thiết kế phù hợp cho các doanh nghiệp ngành F&B và nhiều hình thức kinh doanh khác nữa. Bạn có thể tham khảo thông tin chi tiết về phần mềm bePOS tại đây
Comments