Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất vào trong lĩnh vực kinh doanh đang trở nên phổ biến. Phần mềm bán hàng offline được tạo ra nhằm giúp các chủ doanh nghiệp loại bỏ những khó khăn trong khâu quản lý và bán hàng mà cách làm truyền thống mang lại. Vậy phần mềm bán hàng offline là gì? Làm thế nào để lựa chọn được một phần mềm bán hàng offline tốt, đáp ứng được mọi nhu cầu quản lý và khách hàng? Hãy cùng bePOS tìm hiểu nhé!
Tìm hiểu chung về phần mềm bán hàng offline
Phần mềm bán hàng offline là gì?
Phần mềm quản lý bán hàng offline là loại ứng dụng công nghệ vào trong quản lý bán hàng. Đây là phần mềm có đầy đủ các tính năng và tiện ích cơ bản cho việc kinh doanh như: quản lý kho hàng, tính toán doanh thu, thống kê chi tiết các sản phẩm,... mà không cần đến sự kết nối của internet. Việc sử dụng phần mềm bán hàng offline đã hỗ trợ các chủ doanh nghiệp/ cửa hàng giảm bớt được các công việc trong quy trình quản lý và vận hành, đồng thời kiểm soát quá trình kinh doanh một cách chính xác và nhanh gọn.
Các chức năng quan trọng của phần mềm quản lý bán hàng offline
- Chức năng quản lý bán hàng: Phần mềm sẽ có các form quản lý, hỗ trợ báo cáo về hàng hóa và quản lý doanh thu một cách cụ thể từ các chi nhánh, hệ thống hay cửa hàng; tập hợp và thống kê các hàng hóa bị lỗi hoặc quá hạn…;
- Chức năng quản lý kho: Tất cả các số liệu xuất nhập kho, hàng tồn, hàng thiếu,… sẽ được thống kê báo cáo rõ ràng. Vì thế, phần mềm sẽ giúp các chủ kinh doanh điều tiết và kiểm soát kho hàng hóa sao cho phù hợp.
- Chức năng quản lý sản phẩm: Các sản phẩm sẽ được thông kê như số mã, tên hàng, số lượng sản phẩm, thông tin mặt hàng bán chạy hoặc bán chậm, thời gian… Từ đó, chủ cửa hàng sẽ điều chỉnh các sản phẩm sao cho phù hợp và đưa ra các chiến lược làm tăng doanh thu bán hàng.
- Chức năng quản lý nhân viên: Phần mềm offline có chức năng theo dõi hoạt động, tính công và lương thưởng, thực hiện đánh giá nhân viên theo năng suất công việc.
- Chức năng quản lý dịch vụ: phần mềm có thể quản lý theo các gói và bảng giá dịch vụ rõ ràng, doanh thu dịch vụ của từng chi nhánh sẽ được thống kê và quản lý một cách chặt chẽ.
- Chức năng quản lý nhà cung cấp: Các thông tin chi tiết từ nhà cung cấp được lưu trữ một cách cụ thể: tên, địa chỉ, mặt hàng…Đồng thời, những thông tin báo cáo và in ấn các khoản công nợ cũng sẽ được ghi lại và chuyển tới các nhà cung cấp đó.
Những ưu điểm và nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng offline
Ưu điểm của phần mềm bán hàng Offline
- Không phụ thuộc vào internet: Ưu điểm của phần mềm bán hàng offline là chỉ sử dụng máy tính có cấu hình cao để cài đặt là có thể vận hành mà không cần kết nối internet. Vì thế, tốc độ đường truyền mạng hay khi xảy ra sự cố về internet thì phần mềm offline vẫn hoạt động bình thường.
- Đầu tư một lần, sử dụng lâu dài: Phần mềm offline chỉ cần trả phí đầu tư một lần, song có thể sử dụng lâu dài mà không mất thêm bất cứ phí dịch vụ nào sau đó.
- Có các chức năng tiện ích: Phần mềm offline có thể giải quyết được các vấn đề quan trọng trong việc quản lý bán hàng như: quản lý nhân viên, quản lý hàng hóa, báo cáo doanh thu, kiểm kê kho hàng…
Nhược điểm của phần mềm bán hàng Offline
- Các dữ liệu thống kê sẽ chỉ được lưu trữ tại một thiết bị: Khi máy tính gặp phải sự cố bị nhiễm virus, mã độc… tất cả các thông tin không kịp lưu trữ có thể bị mất hoặc bị đánh cắp. Ngoài ra, phần mềm offline có tính năng và thiết kế ít tiện lợi hơn nhiều so với các giao diện phần mềm quản lý bán hàng online. Vì vậy, đây là rủi ro rất lớn và bạn cần phải cân nhắc khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng offline.
- Không thể quản lý từ xa: Một nhược điểm của phần mềm bán hàng offline là các chủ cửa hàng sẽ không thường xuyên có mặt tại cửa hàng để kiểm tra và quản lý, nhất là với những chủ doanh nghiệp có cả một chuỗi các cửa hàng. Vì thế, việc phần mềm quản lý offline không có tính năng này lại là hạn chế và khó được ưu tiên sử dụng.
- Dịch vụ hỗ trợ bảo hành phần mềm: Phần mềm offline được đầu tư một lần và có thể sử dụng lâu dài, tuy nhiên không có nghĩa là các dịch vụ hỗ trợ bảo hành cũng sẽ kèm theo đó. Gần như tất cả các dịch vụ bảo hành chỉ đáp ứng tốt ở những giai đoạn ban đầu khi sử dụng, sau đó gần như là bảo hành từng phần hoặc không bảo hành.
- Các tính năng của phần mềm không cập nhật thường xuyên: Trước sự chạy đua công nghệ trong lĩnh vực kinh doanh, thì việc áp dụng và làm mới các công nghệ hiện đại sẽ mang lại nhiều giá trị hơn cho các doanh nghiệp. Vì vậy, phần mềm phải luôn được cải tiến và cập nhật để mang lại lợi ích cao cho người tiêu dùng. Tuy nhiên, phần mềm quản lý offline lại không có tính năng nâng cấp này.
Tiêu chí để lựa chọn phần mềm bán hàng offline tốt
Nhu cầu và mục đích kinh doanh
Chúng ta có thể nhận thấy hiện nay có rất nhiều những phần mềm bán hàng miễn phí đang trôi nổi trên thị trường mà bạn có thể tìm kiếm. Rất nhiều doanh nghiệp có thể nghĩ rằng, phần mềm của mình chỉ cần những chế độ như thống kê bán hàng hay thanh toán là đủ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, phần mềm vẫn cần có những tính năng quan trọng khác bắt buộc phải có nếu như bạn không muốn phải thay đổi chương trình cài đặt...
Chức năng và chi phí của phần mềm
Thay vì lựa chọn nhiều những sản phẩm cồng kềnh và thực hiện với từng chức năng riêng lẻ, chủ cửa hàng hoàn toàn có thể chọn mua phần mềm quản lý bán hàng trên Android/IOS hay những thiết bị khác một cách tiện lợi nhất. Một phần mềm có thể thực hiện những chức năng khác nhau trong mọi lĩnh vực sẽ đáp ứng cho doanh nghiệp của bạn sự hỗ trợ tốt nhất. Các loại phần mềm miễn phí thường sẽ không tích hợp nhiều tính năng hữu ích cho việc quản lý bán hàng. Vì vậy, bạn nên lựa chọn những phần mềm có trả phí, vì mức phí của những phần mềm thông mình khá rẻ mà đảm bảo được độ an toàn và chính xác cao, đồng thời tiết kiệm nhiều công sức, thời gian trong việc quản lý.
Báo cáo doanh số và thông tin khách hàng
Một phần mềm bán hàng offline phải có tính năng phân tích, dự đoán các hành vi khách hàng và giúp bạn lập kế hoạch nhằm xử lý những tình trạng hiện đang có của cửa hàng. Điều này vô cùng quan trọng vì nếu như bạn sử dụng những phần mềm bán hàng bằng excel miễn phí, bạn dễ dàng gặp rủi ro khi tính toán. Thông tin khách hàng được lưu trữ an toàn, bạn hoàn toàn có thể thực hiện những chính sách chăm sóc khách hàng, gửi tin nhắn về các chương trình khuyến mại hay các ưu đãi hiệu quả.
Các phần mềm quản lý phần mềm offline tốt nhất
Phần mềm bán hàng offline Htsoft
Công ty Htsoft là nơi chuyên cung cấp phần mềm quản lý bán hàng tại Hà Nội và các khu vực lân cận. Phần mềm bán hàng offline Htsoft có chi phí phù hợp với tính năng mà sản phẩm mang lại so với các đối thủ thị trường. Với Htsoft, chất lượng của sản phẩm luôn là yếu tố quan trọng được đặt lên hàng đầu. Giao diện của phần mềm Htsoft hiển thị những danh mục thông tin một cách chi tiết như hóa đơn bán lẻ, khách hàng thân thiết, thống kê doanh thu...
Phần mềm bán lẻ offline Thuần Việt
Phần mềm bán lẻ offline miễn phí Thuần Việt, với hệ thống giao diện các danh mục thông tin được hiển thị khá đầy đủ và chi tiết như: hệ thống, kho hàng, hoạt động, quỹ, công nợ, nhân sư, quản trị, báo cáo, hóa đơn, quản lý bán hàng, thống kê doanh thu, thống kê mặt hàng bán,…Tuy còn ít tính năng so với các phần mềm quản lý bán hàng offline khác nhưng cách thiết kế, sắp xếp các danh mục trong giao diện khiến phần mềm bán lẻ offline miễn phí Thuần Việt trở nên dễ sử dụng, phù hợp với các công việc quản lý bán hàng đơn giản, tại chỗ.
Phần mềm bán hàng offline Tiger
Tiger là loại phần mềm bán hàng offline với nhiều tính năng nổi trội đang rất được các khách hàng ưa chuộng. Đây là phần mềm bán hàng offline miễn phí nên giao diện hạn chế các danh mục và thông tin hơn so với những phần mềm khác. Những thông tin được hiển thị trên phần mềm với dạng Excel và không có tính năng cho phép hiển thị hình ảnh khiến cho giao diện trở nên khô khan, khó nhìn. Tuy nhiên, Tiger vẫn luôn đảm bảo được một số tính năng cơ bản nhất định cho việc bán hàng như: in hóa đơn, thống kê doanh số, ghi nợ,...
Phần mềm quản lý bán hàng offline Ebiz
Phần mềm offline Ebiz được xây dựng và thiết kế với nhiều tính năng, công dụng khác nhau nhằm đáp ứng với nhiều hình thức kinh doanh như bán lẻ, bán sỉ, cửa hàng, tạp hóa, mỹ phẩm, thời trang quần áo, điện máy, thực phẩm,... Phần mềm được thiết kế với màu sắc nhẹ nhàng, giao diện được thiết kế đẹp mắt, sang trọng. Thay vì đơn thuần hiển thị các chữ viết hoặc con số thì phần mềm offline Ebiz kết hợp với những hình ảnh và icon sống động nhằm giúp giao diện trở nên dễ nhìn và sinh động hơn trong mắt người xem.
Phần mềm bán hàng offline An Việt Soft
An Việt Soft là phần mềm bán lẻ offline miễn phí. Giao diện của An Việt Soft được lấy cảm hứng từ giao diện excel, sử dụng màu xanh da trời làm tông màu chủ đạo giúp giao diện trở nên nhẹ nhàng. Các tính năng trong phần mềm quản lý bán hàng An Việt Soft được sắp xếp một cách logic, phân theo từng danh mục cụ thể giúp người dùng dễ dàng thao tác và sử dụng phần mềm.
Tại sao cần sử dụng phần mềm bán hàng offline?
- Quản lý bán hàng chi tiết và nhanh chóng hơn: Tất cả các phân đoạn từ quản lý hàng hóa, kho, bán hàng, chăm sóc khách hàng… đều được quản lý một cách chi tiết và nhanh chóng đưa ra kết quả rõ ràng nhất. Quy trình trong bán hàng được hệ thống lại và tinh gọn như khâu bán hàng, order cho khách, thanh toán, quản lý đơn hàng.
- Dễ dàng sử dụng: phần mềm quản lý bán hàng offline có giao diện rất đơn giản nhưng vẫn đầy đủ các chức năng cần thiết cho việc kinh doanh, giúp bạn không mất quá nhiều thời gian để làm quen và học cách sử dụng. Ngoài ra, việc sử dụng các giao diện đơn giản sẽ giúp bạn hạn chế những sai sót trong quá trình thao tác.
- Có thể kết nối đa thiết bị: Để giúp cho công việc kinh doanh không bị gián đoạn thì phần mềm offline cần được kết nối với nhiều thiết bị như laptop, điện thoại di động, máy bán hàng,... Đồng thời, phần mềm offline còn có thể dễ dàng truy cập trên tất cả các hệ điều hành như Window, IOS, Android.
- Giá cả, chi phí: Việc lựa chọn những phần mềm quản lý bán hàng offline miễn phí sẽ bị hạn chế khá nhiều tính năng so với phần mềm tính tiền offline có phí. Khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng offline, bạn cần xem xét các tính năng của phần mềm có phù hợp với số tiền mà bạn chi trả ra hay không. Nếu bạn phải bỏ ra chi phí khá cao mỗi tháng để chi trả cho phần mềm quản lý bán hàng offline nhưng bạn không nhận được nhiều tính năng giúp ích cho quá trình quản lý bán hàng thì bạn nên cân nhắc trước khi lựa chọn.
Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm bán hàng offline
Tính năng của phần mềm
Bạn cần phải lưu ý khi lựa chọn phần mềm bán hàng offline bằng cách đánh giá qua tính năng của nó. Tuy nhiên, bạn sẽ phải thanh toán các chi phí trọn đời nếu theo hình thức offline. Vì thế, hãy xem xét kỹ càng trước khi ra quyết định mua phần mềm offline nếu như bạn muốn mất một khoản tiền lớn mà không thu được hiệu quả như mong đợi. Cần chú ý và kiểm tra tới các vấn đề sau:
- Phần mềm có cung cấp đủ các tính năng cho việc quản lý khách hàng hay không? (kiểm tra lịch hẹn, thông tin và phân loại từng nhóm khách hàng, marketing, chăm sóc…)
- Giao diện phần mềm có dễ thao tác, xử lý dữ liệu thông tin nhanh chóng hay không?
- Có tương thích hay kết nối các thiết bị di động được hay không?
- Có mang lại hiệu quả cao so với phương pháp quản lý trước đây hay không?
- Đặt ra càng nhiều câu hỏi theo nhu cầu và mục đích sử dụng của mình, bạn càng có cơ sở để đánh giá chính xác mức độ tương thích của phần mềm với hoạt động quản lý, kinh doanh.
Khả năng kết nối các thiết bị
Phần mềm quản lý bán hàng offline chỉ có thể sử dụng trên một máy tính đã được cài đặt. Vì vậy, thiết bị phục vụ cần được đảm bảo đủ dung lượng và đủ mạnh để có thể thao tác tiện lợi. Ngoài ra, phần mềm còn cần phải phù hợp với nhu cầu của người sử dụng. Chẳng hạn, nếu bạn thường xuyên phải di chuyển hoặc kiểm soát nhiều chi nhánh tại các khu vực khác nhau thì sẽ rất khó khăn khi sử dụng phần mềm offline bởi nó không thể kết nối trên các thiết bị di động.
Khả năng chăm sóc khách hàng
Nếu chủ cửa hàng nào muốn cùng quản lý và chăm sóc khách hàng trên phần mềm offline thì rất tiếc bởi nó không hề hỗ trợ tính năng này. Phần mềm offline chỉ giúp người dùng sắp xếp, phân loại và quản lý các khách hàng thành theo từng nhóm, hỗ trợ về thông tin, dữ liệu cho các chiến dịch tiếp thị hoặc marketing thủ công, chứ không có khả năng chăm sóc thông minh như: tự động nhắn tin chăm sóc khách hàng, tự động đưa ra các giải pháp giống phần mềm online khác.
Nên lựa chọn sử dụng phần mềm bán hàng online hay offline?
Tùy vào nhu cầu sử dụng, quy mô kinh doanh và chi phí mà bạn có thể tìm hiểu và lựa chọn cho mình phần mềm bán hàng online hay offline.
Phần mềm quản lý bán hàng Online
- Phần mềm bán hàng Online có thể sử dụng linh hoạt trên mọi thiết bị truy cập vào mạng Internet như: laptop, máy tính bảng, điện thoại di động… Vì đây là phần mềm online nên việc vận hành và sử dụng sẽ ổn định khi đường truyền mạng tốt, còn các yếu tố ảnh hưởng khác không gây nhiều rủi ro cho nó.
- Chi phí sử dụng phần mềm bán hàng online thông thường sẽ trả từng giai đoạn (theo tháng, quý). Nếu như bạn không cần đến hoặc muốn thay đổi ứng dụng khác, bạn có thể ngừng gia hạn.
- Giao diện của phần mềm online bắt mắt và dễ dàng sử dụng. Thời gian xử lý nhanh chóng, chi tiết và có nhiều tiện ích dành cho các nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp. Vì là sử dụng online, có thể đăng nhập bất kỳ từ các thiết bị khác nên bạn có thể quản lý đơn vị kinh doanh của mình ở mọi lúc mọi nơi.
- Một điều đặc biệt nữa dành cho phần mềm quản lý bán hàng online là độ lưu trữ và bảo mật dữ liệu vô cùng an toàn. Phần mềm có các thuật toán trong ứng dụng bảo vệ và lưu trữ vô cùng chuẩn xác nên khi nếu có trục trặc gì về thiết bị thì tất cả các dữ liệu bạn nhập vẫn còn lưu trong hệ thống.
Phần mềm quản lý bán hàng offline
- Phần mềm quản lý bán hàng Offline chỉ dùng được trên thiết bị đã lắp đặt sẵn, hoạt động không phụ thuộc vào kết nối Internet. Phần mềm này chỉ sử dụng trên máy tính có cấu hình tương đối mạnh và dung lượng lưu trữ lớn.
- Chi phí cần chi trả cho phần mềm offline là trọn đời và vô cùng lớn. Vì vậy, nó sẽ rất bất tiện nếu trong quá trình sử dụng bạn muốn thay đổi qua phần mềm khác tốt hơn. Mật độ bảo vệ các số liệu, thông tin sản phẩm… không cao vì phần mềm offline chỉ sử dụng và đăng nhập trên một máy duy nhất, nên nếu máy đó có vấn đề trục trặc thì toàn bộ thông tin dữ liệu được lưu trữ sẽ hoàn toàn biến mất.
Bạn sẽ cảm thấy vô cùng bất tiện nếu sử dụng loại phần mềm quản lý bán hàng offline cho các cửa hàng có nhiều mẫu mã sản phẩm, cửa hàng lớn có lượng khách hàng đông. Do đó, tỷ lệ trục trặc trong vận hành sẽ vô cùng cao, công việc dễ dàng bị trì trệ và trở nên rối loạn bất cứ lúc nào nếu có tình huống xấu xảy ra.
TỔNG KẾT
Hy vọng rằng, với những thông tin trên của bePOS đã giúp cho các chủ kinh doanh hiểu thêm phần nào về phần mềm bán hàng offline. Tùy theo mục đích sử dụng và quy mô cửa hàng mà chủ cửa hàng có thể lựa chọn, ứng dụng phần mềm bán hàng offline trong hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Chúc các bạn thành công!
FAQ
Ưu điểm lớn nhất của phần mềm quản lý bán hàng offline là gì?
Ưu điểm lớn của phần mềm quản lý bán hàng offline là Không bị phụ thuộc vào internet. Phần mềm offline sử dụng máy tính có cấu hình cao để cài đặt là có thể vận hành sử dụng mà không cần sử dụng internet. Vì thế, tốc độ đường truyền mạng hay khi xảy ra sự cố về internet thì phần mềm offline vẫn hoạt động bình thường.
Đâu là phần mềm quản lý bán hàng offline tốt nhất?
Tùy vào khả năng tài chính cũng như nhu cầu và quy mỗi của mỗi cửa hàng, người chủ có rất nhiều lựa chọn trên thị trường để lựa chọn ra được một phần mềm thực sự phù hợp với tiêu chi trên của mình.
Comments