Quản lý công nợ luôn là một hoạt động thiết yếu trong kinh doanh. Việc quản lý công nợ không hiệu quả sẽ dẫn đến tình trạng thất thoát lớn do không thu hồi kịp các nguồn nợ hay doanh nghiệp không sử dụng được tối đa nguồn vốn, gây ra nhiều bất lợi. Vì vậy mọi doanh nghiệp đều cần có một hệ thống quản lý công nợ của riêng mình.
Doanh nghiệp nên lựa chọn quản lý như thế nào cho phù hợp? Sử dụng các công cụ truyền thống hay sử dụng phần mềm quản lý công nợ? Phần mềm quản lý công nợ miễn phí có tốt hay không? Hãy cùng bePOS đi giải đáp các thắc mắc này nhé
Công nợ là gì?
Công nợ thuộc một phần của kế toán tổng hợp. Việc theo dõi công nợ sẽ được gộp chung với công việc kế toán tổng hợp nếu công ty có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, hoặc sẽ được tách riêng đối với các công ty lớn. Có hai loại công nợ: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
Quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng và các khoản phải trả của doanh nghiệp trong quá trình bán, mua và sản xuất hàng hóa, dịch vụ được gọi là quá trình quản lý công nợ.
Quy trình quản lý công nợ
Công việc quản lý và theo dõi công nợ theo hóa đơn bao gồm quản lý công nợ phải thu và quản lý công nợ phải trả.
Đối với công nợ phải thu gồm các bước:
Bước 1: Thiết lập các thủ tục đăng ký tín dụng, trả sau
Bước 2: Lập hóa đơn cho khách hàng
Bước 3: Theo dõi tài khoản phải thu
Bước 4: Quyết toán các khoản phải thu
Đối với công nợ phải trả gồm các bước:
Bước 1: Hoàn thành đơn đặt hàng
Bước 2: Cập nhật hồ sơ cho các hóa đơn
Bước 3: Thanh toán đúng hạn
Mọi bước quản lý đều phải tổng hợp thành một hệ thống quản lý công nợ để dễ dàng theo dõi.
So sánh quản lý công nợ bằng Excel miễn phí hay bằng phần mềm bán hàng?
Mỗi phương pháp quản lý đều có những ưu, nhược điểm riêng biệt. Vì thế các doanh nghiệp cần hiểu rõ về từng cách thức quản lý để có được sự lựa chọn phù hợp.
Ưu nhược điểm của quản lý công nợ bằng Excel
Hầu hết những doanh nghiệp mới và nhỏ đều lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý công nợ bằng Excel miễn phí do nó có chi phí thấp và có khả năng lưu trữ thông tin hệ thống hơn việc dùng sổ tay ghi chép.
Chủ kinh doanh và nhân viên đều có thể cập nhật dữ liệu các giao dịch, qua đó việc tìm kiếm, theo dõi và phân tích thông tin cũng như việc theo dõi công nợ theo hóa đơn sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm quản lý công nợ bằng Excel miễn phí vẫn tồn tại nhiều hạn chế khi phải xử lý một lượng thông tin lớn và phức tạp. Hầu hết các file dữ liệu lớn đều gặp phải vấn đề xử lý thông tin trên Excel.
Bên cạnh đó phần mềm quản lý công nợ bằng Excel miễn phí có tính chất là phải lưu trữ trong nhiều file độc lập nên không có sự thống nhất và liên kế, vì thế gây nên nhiều khó khăn trong việc theo dõi cả hệ thống quản lý công nợ cũng như kết nối với hệ thống thanh toán hay lập hóa đơn. Các file Excel cũng không có tính bảo mật cao, dễ dẫn đến tình trạng thất lạc. Vì thế việc quản lý bằng Excel sẽ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ với lượng thông tin ít và không quá phức tạp.
Ưu nhược điểm của quản lý công nợ bằng phần mềm bán hàng
Một giải pháp thay thế tuyệt hảo cho các file excel đó là sử dụng phần mềm quản lý công nợ được tích hợp trong các phần mềm bán hàng. Phần mềm sẽ giúp các chủ doanh nghiệp quản lý mọi thông tin và theo dõi công nợ theo hóa đơn chỉ trong một hệ thống duy nhất, hạn chế tình trạng thông tin bị phân tán.
Mọi thao tác trên phần mềm đều cực kì thân thiện, giúp các chỉ doanh nghiệp có thể truy cập và theo dõi công nợ dễ dàng và nhanh chóng. Mọi phần mềm quản lý công nợ đều được tích hợp với các thiết bị khác: máy in hóa đơn, mã vạch,... vào tạo sự thống nhất trong quản lý. Thêm vào đó có rất nhiều phần mềm quản lý công nợ miễn phí trên thị trường, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí đầu tư đáng kể.
Tuy nhiên mọi cách quản lý đều tồn tại nhược điểm không ít thì nhiều. Với các phần mềm thì lỗi kỹ thuật là không thể tránh khỏi, nhưng điều này cũng dễ dàng khắc phục nhờ vào sự hỗ trợ của nhà cung cấp.
So với nhược điểm thì phần mềm quản lý công nợ vẫn đem lại được nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đặc biệt với các doanh nghiệp lớn, có một lượng khách hàng khổng lồ cũng như các giao dịch phức tạp.
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý công nợ?
Công việc tính toán và kiểm soát công nợ yêu cầu mức độ chính xác cực cao. Đặc biệt với những công ty có lượng khách hàng lớn và loại hàng hóa đa dạng thì việc tính toán công nợ càng dễ nhầm lẫn và sai sót.
Đây là lúc các chủ doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu về các phần mềm quản lý bán hàng và công nợ. Dưới đây là ba lý do chủ doanh nghiệp cần sử dụng đến phần mềm.
Tiết kiệm thời gian và công sức lên đến 80%
Việc ghi chép sổ thay thậm chí điền vào file excel để theo dõi công nợ đều gây mất thời gian và công sức vì phải luôn cập nhật, theo dõi và tính toán công nợ một các chính xác nhất.
Thay vì làm mọi thứ bằng tay, các phần mềm quản lý bán hàng và công nợ sẽ giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và công sức. Các phần mềm sẽ tự động ghi nhận công nợ khi phát sinh các hoạt động nhập hàng, bán hàng hay ship hàng.
Ghi nhận cụ thể, hạn chế tối đa sai sót
Mọi đơn nhập hàng, bán hàng đều được nhập chi tiết về số lượng, số tiền của từng sản phẩm, vì thế giá trị công nợ cũng luôn được ghi chính xác tại mọi thời điểm. Đặc biệt hầu hết các phần mềm kể cả phần mềm quản lý công nợ miễn phí đều tự động lưu trữ thông tin về mặt hàng ngay trên phần mềm.
Tự động đồng bộ dữ liệu
Tất cả mọi dữ liệu trên phần mềm đều được tự đồng đồng bộ nhờ công nghệ điện toán đám mây. Không còn nỗi lo mất mát dữ liệu khi tính toán bằng tay trên sổ sách. Bất kể trên dữ liệu nào từ máy tính đến điện thoại thì mọi dữ liệu đều được tự động đồng bộ: công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, vận chuyển, giao hàng.
TOP 3 phần mềm theo dõi công nợ hiệu quả
Phần mềm kế toán 1A
Đây được coi là phần mềm quản lý công nợ hiệu quả vì chủ doanh nghiệp có thể theo dõi công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, hợp đồng. Với mọi phiếu thu/chi, chủ doanh nghiệp có thể áp thanh toán cho các hóa đơn và hợp đồng. Thêm vào đó phần mềm 1A sẽ xuất hiện cảnh báo trong quá trình kinh doanh nếu có phiếu thu/ chi hoặc hóa đơn chưa được áp thanh toán. Thông báo số ngày nợ để doanh nghiệp không bị bỏ sót khách hàng và nhà cung cấp. Tiết kiệm được thời gian rà soát, đối chiếu.
Ngoài ra phần mềm 1A còn hỗ trợ theo dõi công nợ theo đối tượng. Phần mềm sẽ tự động cấn trừ công nợ ngay khi nhập hóa đơn và phiếu thu/ chi ứng với đối tượng đã được chọn. Doanh nghiệp không cần thực hiện thao tác áp thanh toán nhưng công nợ luôn trả về kết quả chính xác.
Hệ thống phần mềm kế toán 1A bao gồm: Xác nhận công nợ phải thu/trả, tổng hợp công nợ theo đối tượng, sổ chi tiết thanh toán,... Bên cạnh đó phần mềm cũng tích hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử để có thể tạo hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu một cách nhanh chóng.
Phần mềm bán hàng KiotViet
Đi đầu bằng việc tạo ra phần mềm quản lý bán hàng và công nợ, mọi thao tác trên phần mềm đều đơn giản và dễ sử dụng. Việc truy cập và theo dõi công nợ sẽ thuận tiện hơn, nhanh chóng mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị có cài đặt phần mềm. Với phần mềm bán hàng của Kiotviet bao gồm các tính năng: nhập file Excel công nợ vào phần mềm, xuất file công nợ ra excel, xuất nhập danh sách hàng hóa, thông tin báo cáo, …
Phần mềm bán hàng Sapo POS
Với hơn 67.000 doanh nghiệp tin dùng, Sapo POS dần trở thành phần mềm được biết đến rộng rãi. Mọi công nợ của doanh nghiệp đều được quản lý chính xác trên phần mềm: công nợ của nhà cung cấp, đối tác ship hàng, công nợ khách hàng,... Mọi hoạt động nhập hàng, bán hàng sẽ được tự động ghi nhận khi có số liệu được nhập vào. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm khoảng thời gian theo dõi và tính toán công nợ.
Phần mềm Sapo POS cũng hỗ trợ theo dõi các đơn hàng online, tính toán tiền ship, tiền COD để dễ dàng đối soát công nợ vào cuối kỳ. Công nghệ điện toán đám mây giúp dữ liệu sẽ được đồng bộ tự động trên phần mềm. Không còn lo lắng về tính bảo mật dữ liệu hay tính toán sổ sách. Phần mềm được thiết kế để dễ dàng sử dụng trên máy tính, điện thoại.
Các câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý công nợ (FAQ)
Hệ thống quản lý công nợ tốt nhất năm 2021?
Như đã đề cập ở trên hiện tại 3 phần mềm đang được sử dụng phổ biến nhất là của Sapo, KiotViet, 1A. Ngoài ra hiện nay cũng có rất nhiều phần mềm khác như bePOS, POSapp,...
Nên quản lý công nợ bằng excel hay phần mềm?
Tùy thuộc vào quy mô cũng như số lượng đơn hàng, độ phức tạp của đơn hàng để lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp.
Tổng kết
Dù là quản lý bằng Excel hay phần mềm quản lý công nợ sẽ đều có những ưu, nhược điểm riêng. Lựa chọn phương thức quản lý công nợ phù hợp với quy mô doanh nghiệp để có thể quản lý công nợ một cách tốt nhất, tiện lợi và nhanh chóng nhất.
Comments