Quản lý kho vốn là một công việc không mấy dễ dàng, đòi hỏi phải tốn nhiều công sức, thời gian nếu không có công nghệ hỗ trợ. Và hiện nay quản lý kho bằng Access là một trong những phương pháp đang được nhiều cửa hàng áp dụng để quản lý lượng hàng trong kho. Tuy nhiên quản lý kho bằng Access cũng sẽ có mặt ưu và nhược điểm. Đâu là giải pháp khắc phục nhược điểm của công cụ này? Cùng bePOS tìm hiểu bài viết dưới đây.
Thế nào là quản lý kho bằng access?
Hệ thống quản lý Access (MS Access) có tên đầy đủ là Microsoft Office Access. Đây là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu) thuộc công ty Microsoft. Access là một ứng dụng truyền thống, phần mềm được sử dụng phổ biến trong các máy tính hệ điều hành Windows.
Quản lý kho bằng Access giúp công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn: quản lý khách hàng, quản lý kho hàng, cơ hội bán hàng, thông tin đặt hàng, thông tin sản phẩm,...Vì vậy quản lý bán hàng bằng Access sẽ vừa giúp cho bạn quản trị dữ liệu chính xác, vừa giúp bạn điều hành toàn bộ của hàng.
Phân tích đặc tính của phần mềm quản lý kho Access
Phần mềm quản lý bán hàng bằng Access khác gì so với Excel Microsoft ?
Lưu trữ dữ liệu dựa vào quản lý kho bằng Access và Excel có thể kết nối với nhau nên một số chủ kinh doanh sẽ sử dụng đồng thời hai phần mềm này để nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Thế nhưng bản thân Excel không phải là cơ sở dữ liệu có quan hệ mà là cơ sở dữ liệu tệp phẳng nhưng vẫn được sử dụng rộng rãi để lưu trữ và xử lý những vấn đề cơ bản trong quản lý kho: nhưng nó vẫn được sử dụng để xử lý những vấn đề cơ bản trong quản lý kho như: tính doanh thu, lợi nhuận, tính toán xuất nhập kho. Một số chủ cửa hàng sử dụng access và excel cùng nhau để quản lý kho hiệu quả hơn. Vậy nên so với Excel thì phần mềm quản lý kho bằng Access miễn phí vẫn là lựa chọn tốt hơn rất nhiều.
Bạn có thể thêm nhiều bảng hơn khi thông tin sản phẩm lưu trữ trong Access. Bên cạnh đó sẽ kết hợp các bảng đó để cập nhật thông tin, tạo truy vấn, các báo cáo, biểu mẫu kho. Phần mềm quản lý kho miễn phí bằng Access được thiết kế cho nhiều mục đích, đối tượng, người dùng nên bạn có thể nhanh chóng sử dụng phần mềm này.
Cách sử dụng Access trong quản lý kho hàng
Access tuy rằng là phương pháp quản lý quen thuộc với nhiều cửa hàng nhưng thực tế nhiều người gặp khó khăn trong việc sử dụng phần mềm này. bePOS sẽ hướng dẫn cho cho bạn 3 bước để quản lý kho hàng sử dụng bằng Access:
- Bước 1: Đầu tiên là việc tạo bảng trong Access để quản lý số lượng hàng hóa trong kho. Các bảng này có nội dung tương ứng với thành phần trong hoạt động bán hàng kinh doanh như: bảng khách hàng, bảng nhân viên và cả bảng các sản phẩm,...
- Bước 2: Sau khi bạn đã nhập dữ liệu, đối chiếu chính xác với thực tế, bước tiếp theo hãy tạo truy vấn để xử lý dữ liệu. Việc nãy sẽ đưa ra cho bạn mối quan hệ liên quan giữa các thông tin của các bảng, giúp người quản lý dễ dàng hơn trong nắm bắt tình hình kho hàng.
- Bước 3: Bước kế tiếp bạn muốn tạo ra các báo cáo về kho trong phần mềm quản lý kho bằng Access miễn phí, hãy dựa vào các thông tin có sẵn để làm báo cáo, đó sẽ là cánh đơn giản nhất để chủ cửa hàng có thể kiểm soát hoạt động của hàng hóa trong kho.
Lợi ích & ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý kho Access
Lý do phần mềm quản lý Access có thể quản lý hàng hóa một cách dễ dàng là nhờ hệ quản trị dữ liệu mạnh cùng tính năng nâng cao, chịu được những dữ liệu lớn. Trên thực tế, trong quá trình sử dụng, phần mềm quản lý kho access online mang lại những lợi ích sau:
Phù hợp với nhiều mục đích sử dụng, áp dụng dễ dàng cho các hệ thống nhỏ
Công nghệ mã hóa, tính năng mật khẩu cơ sở dữ liệu giúp tính năng bảo mật nâng cao
Liên kết với nhiều nguồn cơ sở dữ liệu khác, các sổ làm việc Excel, các tệp văn bản giúp các cửa hàng thuận tiện trong công việc quản lý.
Độ chính xác cao nhờ khả năng phân tích, lọc nhiều loại dữ liệu
Tốc độ xử lý tốt dù phải làm việc với khối lượng dữ liệu lớn.
Nhược điểm của phần mềm quản lý kho access
Access không đạt hiệu quả tối ưu trong việc xử lý cơ sở dữ liệu lớn do tình hình kinh doanh ngày càng phát triển, các thông tin dữ liệu của cửa hàng cũng trở nên phức tạp hơn. Việc không quản lý dữ liệu kho một cách tối ưu thì sẽ dễ mắc phải sai lầm trong việc đưa ra quyết định, gây ảnh hưởng đến doanh thu của cửa hàng.
Access gặp khó khăn trong việc triển khai mô hình hệ thống trên Internet: Công nghệ thông tin ngày nay phát triển nhanh chóng, Internet áp dụng rất nhiều trong quản lý nhằm kiểm soát linh hoạt, chặt chẽ hơn. Công cụ quản lý kho Microsoft Access triển khai trên internet sẽ làm người sử dụng gặp một số khó khăn, đặt ra yêu cầu hệ thống cần phải nâng cấp, cải thiện hơn.
Những chủ kinh doanh có kiến thức công nghệ chưa cao sẽ khó sử dụng: Đa số chủ kinh doanh hiện nay chưa quen thuộc với phần mềm công nghệ, tiếp xúc với những phần mềm công nghệ cao và phức tạp, họ thường tìm đến phương pháp quản lý kho bằng Excel. Vì vậy khi quản lý kho dựa vào phần mềm quản lý kho miễn phí bằng Access cũng sẽ khiến họ gặp phải khó khăn, làm hiệu quả công việc không cao, dễ sai sót và nhầm lẫn.
Khi sử dụng công cụ quản lý kho bằng Access, người dùng sẽ gặp một số khó khăn khi triển khai hệ thống qua Internet và hiện tại lại xuất nhiều phần mềm ưu việt, dễ sử dụng hơn nên Access sẽ dễ bị thay thế.
Đâu là phương pháp quản lý kho hiệu quả nhất hiện nay?
Để khắc phục những nhược điểm của Access, Excel thì trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý kho khác nhau. Trong đó phần mềm quản lý kho online miễn phí bePOS đang được hơn 10.000 khách hàng sử dụng với những tính năng từ cơ bản đến chuyên sâu.
Có thể nói siêu app bePOS là một trong những phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất hiện nay:
Công nghệ điện toán đám mây: bePOS đã sử dụng công nghệ điện toán đám mây của Google giúp tốc độ xử lý dữ liệu, thông tin nhanh chóng. Bạn có thể quản lý kho, sử dụng phần mềm ổn định bất kể khi gặp sự cố như: mất điện, mất mạng và phù hợp với cả những quầy bán hàng di động, quầy trên đường, các ki ốt…
Tiết kiệm thời gian, nhân lực: Nếu không có phần mềm quản lý kho online miễn phí như bePOS, trường hợp khách tới hỏi mua một sản phẩm mà bạn không chắc là còn hàng hay không thì bạn sẽ phải mất thời gian vào kho kiểm tra. Với bePOS, bạn chỉ cần vào ứng dụng, tra thông tin ngay trên chiếc điện thoại hoặc máy tính là có thể tự tin cho khách hàng câu trả lời.
Quản lý kho chi tiết: Hàng hóa được quản lý chi tiết theo từng màu sắc, mẫu mã, chủng loại, mã,...Đặc biệt, đối với ngành nhà hàng, cà phê, ứng dụng sẽ kiểm soát được ngày nhập nguyên liệu, thực phẩm nào đang được sử dụng nhiều nhất, sản phẩm nào ít được khách order, từ đó đảm bảo cho khách hàng luôn được sử dụng đồ tươi mới.
Báo cáo 24/7: Không chỉ vậy, với siêu app quản lý bePOS, bạn có thể quản lý kho bất cứ khi nào, bất kể nơi đâu mà không cần trả thêm bất kỳ chi phí nào chỉ với một chiếc điện thoại. Có ứng dụng trên điện thoại, bạn có thể kiểm soát sản phẩm tồn kho cửa hàng, báo cáo chi tiết, quản lý nhân viên 24/7
Đặc biệt: Phần mềm quản lý bePOS có hơn 600 tính năng và được sử dụng 100% MIỄN PHÍ
Tổng kết
Công dụng của phần mềm quản lý kho Access không thể không công nhận nhưng để tiết kiệm thời gian và nâng cao doanh thu hiệu quả thì bạn nên lựa chọn phần mềm quản lý kho online miễn phí, chuyên dụng như bePOS. Hãy là một nhà kinh doanh thông minh và đúng đắn!
FAQ
Tại sao nên lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng để quản lý hơn là Access?
Tối giản chi phí: đa phần những phần mềm quản lý hiện nay có giá thành khá hợp lý và khởi tạo không mất phí
Sử dụng ở bất cứ nơi đâu - bất cứ khi nào: Bạn chỉ cần 1 chiếc điện thoại có thể kết nối mạng hay bất kể thiết bị nào như: máy tính, Laptop là có thể quản lý dễ nhanh chóng, dễ dàng
Không phức tạp các thao tác: phần mềm quản lý Access sẽ phải nhập số liệu, thông tin qua nhiều thao tác nhưng phần mềm quản lý bán hàng sẽ làm tối giản điều đó. Chỉ với vào cú chạm, bạn có thể nắm bắt được toàn bộ tình hình kho hàng.
Comments